Contratación de personas con discapacidad: plazo de presentación del informe 31 de enero de 2026

A partir de 2025, la contratación de personas con discapacidad deja de ser un gesto que muchas empresas resolvían solo en el plano formal y pasa a exigir una justificación documentada. Para las compañías con al menos 50 empleados, el 31 de enero se convierte en una fecha decisiva: ese día vence el plazo para remitir la declaración anual sobre la integración de personas con discapacidad.

La obligación no se centra únicamente en el resultado final, sino en la transparencia y en la diligencia con la que actúa el empleador. Y se aplica tanto si la empresa cuenta con personas con discapacidad en plantilla como si no.

Contratación de personas con discapacidad: qué cambia en el enfoque legal

Hasta hace poco, muchas empresas que no alcanzaban la cuota legal del 4% de personas con discapacidad optaban directamente por pagar la contribución al fondo correspondiente. Desde 2025, esa vía ya no basta por sí sola.

La legislación exige ahora pruebas de que se han realizado búsquedas efectivas de candidatos, además de la presentación de informes anuales y de la documentación de contactos con organizaciones no gubernamentales especializadas.

En otras palabras, el pago de la contribución ya no puede utilizarse como atajo para sustituir cualquier intento real de contratación.

Quién está obligado a informar

La obligación recae sobre:

• todas las autoridades e instituciones públicas;
• todas las personas jurídicas, tanto públicas como privadas;
• que tengan al menos 50 trabajadores.

Para estos empleadores, la ley establece dos posibilidades:

• contratar personas con discapacidad en una proporción mínima del 4%;
• o, si no se alcanza ese porcentaje, seguir el procedimiento alternativo previsto por la normativa.

Qué debe presentarse antes del 31 de enero

La declaración es anual y siempre se refiere al año natural anterior. Debe enviarse a la Autoridad Nacional para la Protección de los Derechos de las Personas con Discapacidad y a la Agencia Nacional para el Empleo, siguiendo el modelo oficial establecido por la orden conjunta aplicable.

La información remitida debe incluir dos elementos esenciales:

1. La situación centralizada de los puestos ocupados por personas con discapacidad empleadas;
2. El inventario de las competencias requeridas para acceder a esos puestos.

Importante: la declaración sigue siendo obligatoria incluso cuando la empresa no tiene contratadas personas con discapacidad.

Qué ocurre si no se alcanza la cuota del 4%

Si, tras revisar su situación interna, el empleador constata que no cumple con la cuota legal del 4%, entra en juego una obligación adicional.

En un plazo de 10 días hábiles, la empresa debe:

• contactar con al menos tres ONG especializadas;
• solicitar apoyo para localizar candidatos adecuados.

Condiciones que deben cumplir las ONG contactadas

Las organizaciones deben:

• estar inscritas en el Registro Nacional de ONG;
• figurar como activas, sin haber sido eliminadas del registro;
• tener como objeto de actividad servicios dirigidos a personas con discapacidad;
• contar con sede o actividad en la zona del empleador.

El empleador debe conservar y remitir:

• las solicitudes escritas enviadas a las ONG;
• la prueba de que esas solicitudes fueron efectivamente transmitidas.

Por qué se ha introducido esta obligación

La lógica de estas nuevas reglas es clara: el Estado busca que la contratación de personas con discapacidad se entienda como un objetivo real de inclusión y no solo como una carga económica que se resuelve con el pago de una contribución.

Con este enfoque, la norma persigue varios efectos:

• obliga a las empresas a revisar su organigrama y las competencias que exigen para cada puesto;
• convierte a las ONG en intermediarias con un papel institucional;
• permite a las autoridades medir, con el tiempo, si las políticas de inclusión están funcionando.

En la práctica, sin embargo, también han surgido críticas, especialmente por parte de organizaciones pequeñas, que señalan dos dificultades principales:

• el aumento de la carga administrativa;
• la falta de recursos para responder simultáneamente a numerosas solicitudes.

Qué deberían hacer las empresas en la práctica

Para evitar incidencias y retrasos administrativos, los empleadores afectados deberían adoptar una gestión anticipada y ordenada. Lo recomendable es:

• comprobar cada año si se cumple la cuota del 4%;
• preparar con antelación la documentación que debe presentarse el 31 de enero;
• identificar ONG elegibles dentro de su zona territorial;
• dejar constancia de todas las actuaciones realizadas;
• integrar la contratación de personas con discapacidad en la estrategia de recursos humanos, y no tratarla como un mero trámite.

Esta planificación es especialmente importante porque el cumplimiento ya no se valora solo por el pago de la contribución, sino también por la capacidad de demostrar que la empresa ha intentado activar mecanismos reales de acceso al empleo.

Un cambio que afecta a la gestión interna

La nueva exigencia obliga a revisar procesos internos que antes podían pasar desapercibidos. Ya no basta con conocer si se cumple o no el porcentaje legal; ahora también importa poder acreditar cómo se ha buscado cubrirlo. Eso implica coordinar a recursos humanos, a los equipos responsables del cumplimiento normativo y, en su caso, a las áreas que gestionan relaciones institucionales o externas.

Además, el seguimiento anual introduce una disciplina adicional: cada ejercicio debe quedar documentado y cerrado con información verificable. Para las empresas que ya trabajan con políticas de diversidad e inclusión, la norma refuerza una práctica que probablemente venían desarrollando. Para las que no, supone empezar a ordenar procesos que hasta ahora podían resolverse de manera más reactiva.

El papel de las ONG en el nuevo esquema

La obligación de contactar con organizaciones especializadas convierte a las ONG en un actor importante dentro del procedimiento. Su intervención no sustituye la responsabilidad del empleador, pero sí funciona como una vía formal para ampliar la búsqueda de candidatos y dejar constancia de que se han explorado opciones reales de contratación.

Al mismo tiempo, el sistema introduce una exigencia territorial: no se trata de enviar solicitudes de forma indiscriminada, sino de acudir a organizaciones que cumplan los criterios previstos y que tengan actividad en la zona del empleador. Ese detalle refuerza la idea de proximidad y de adecuación práctica al mercado laboral local.

Lo que no debe perderse de vista

El incumplimiento de estas obligaciones no solo puede afectar al plano administrativo, sino también a la manera en que la empresa presenta su compromiso con la inclusión. En un contexto en el que las políticas de diversidad adquieren cada vez más peso, la falta de documentación o la ausencia de gestiones acreditadas puede dejar a la organización en una posición débil frente a la autoridad competente.

Por eso, más que un trámite aislado, la declaración anual y las actuaciones previas forman parte de un mismo proceso: demostrar que la empresa ha revisado su situación, ha intentado cubrir la cuota legal y ha dejado constancia de cada paso.

La contratación de personas con discapacidad entra así, desde 2025, en una fase de mayor exigencia: una etapa en la que lo importante no es solo declarar la intención, sino poder probarla. El 31 de enero deja de ser una fecha burocrática secundaria y pasa a funcionar como el cierre anual de una obligación que combina cumplimiento legal, organización interna y responsabilidad social.

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