Cómo implementar OKR en tu empresa

Ahora que ya sabes qué son los OKR, por qué tantas empresas los utilizan y cómo crear unos buenos objetivos y resultados clave, toca dar el siguiente paso del marco de trabajo: conseguir el apoyo de la dirección y preparar el despliegue en toda la organización.

Los mandos intermedios y los responsables de equipo tienen un papel decisivo en el éxito de la implantación de los OKR, así que también necesitas ayudarles a entenderlos y a incorporarlos a su forma de trabajar. En las empresas que impulsan el cambio desde arriba, el compromiso de managers y líderes resulta especialmente valioso para que el proceso avance con menos fricción. Y, en la práctica, la dirección debería marcar el ejemplo desde el principio.

Puede parecer un proyecto ambicioso, pero una planificación cuidadosa evita muchos dolores de cabeza cuando se pone en marcha un nuevo programa de OKR.

Si necesitas una base más sólida para estructurar tu marco de trabajo, consulta una guía sobre OKR: objetivos y resultados clave explicados.

A continuación, repasamos cómo preparar a la empresa para una implantación de OKR ordenada y realista.

Recordatorio: qué empresas están aplicando bien los OKR

Hoy en día, muchas grandes compañías utilizan OKR para gestionar sus objetivos con más eficacia. Es el caso de Atlassian, Google, Netflix y Adobe. Puedes ampliar información sobre por qué algunas de las empresas más importantes del mundo trabajan con este enfoque.

Si tantas organizaciones de gran tamaño han obtenido buenos resultados con este sistema, la pregunta es evidente: ¿cómo se empieza a implantar un marco de OKR en una empresa?

Paso 1: conseguir el apoyo de los directivos y responsables senior

La forma más eficaz de lograr que alguien se sume a una iniciativa es mostrarle cómo le facilitará el trabajo diario.

Esto es especialmente cierto en el caso de managers y líderes de equipo, que suelen tener agendas muy ajustadas y pasan buena parte del tiempo apagando incendios, gestionando personas y supervisando procesos.

Si estás intentando introducir los OKR entre personas que no los conocen y que están acostumbradas a trabajar de la manera tradicional, tendrás que ayudarles a ver el panorama completo.

Explica qué son los resultados clave y cómo ayudan los OKR

Empieza conversando con otros responsables sobre cómo creen que sus equipos están contribuyendo a los objetivos que ya tiene la empresa.

Ese intercambio te servirá para entender cómo hacen seguimiento del progreso y del éxito de sus equipos, qué métodos usan actualmente y cómo organizan ese control.

A partir de ahí, puedes explicar que los OKR conectan de forma natural el trabajo de los equipos con los grandes objetivos de la compañía, no solo en el nivel de dirección, sino en todos los niveles de la organización.

También puedes mostrar cómo los OKR ayudan a alinear a distintos equipos y departamentos, y cómo permiten aclarar quién es responsable de cada resultado.

Con esa información, podrás adaptar tu propuesta a la realidad de cada manager.

Muestra cómo los OKR facilitan el trabajo

En su forma más básica, un sistema de OKR sirve para que todas las personas de la empresa comprueben si su esfuerzo está contribuyendo a los objetivos corporativos. Funciona mejor cuando los responsables hacen seguimiento del progreso con regularidad para asegurarse de que el equipo avanza durante el trimestre.

Un programa de OKR no debería convertirse en trabajo añadido para los managers, ni utilizarse como un sistema de evaluación para juzgar su rendimiento. Esta es una de las principales resistencias que puede aparecer: la idea equivocada de que definir OKR supondrá más carga administrativa.

Tu papel consiste en ayudarles a crear objetivos de equipo que hagan su trabajo más sencillo.

Por ejemplo, pueden delegar proyectos, combinar metas aspiracionales con otras más operativas e incluso definir objetivos compartidos. Luego, en las reuniones individuales periódicas, el manager puede revisar el avance con cada persona y detectar a tiempo cualquier señal de alerta.

¿Todavía no tienes establecido un proceso de reuniones individuales? Puedes empezar con una plantilla para 1:1.

Además de los OKR, también conviene explorar otras formas en que recursos humanos puede apoyar a los managers en su día a día.

Demuestra cómo los OKR refuerzan la autonomía

A cualquier manager le gusta sentirse orgulloso de su equipo y contar con evidencias tangibles de que el esfuerzo invertido está aportando valor a toda la organización.

Los OKR ayudan precisamente a eso, así que merece la pena presentarlos como un argumento de peso. Su eficacia reside en que ofrecen objetivos claros y medibles. Con ellos, los responsables pueden seguir el progreso, medir resultados y mantener la responsabilidad del equipo mediante feedback específico y una mejor gestión del desempeño.

Proporciona recursos de aprendizaje sobre OKR

Aunque los OKR son sencillos en teoría, nadie los domina bien a la primera. Y menos todavía quienes no terminan de verles la utilidad desde el principio.

Por eso conviene poner a disposición de los managers todo lo necesario para aprender a utilizarlos bien, incluido un sistema de gestión de objetivos que funcione de verdad.

Investiga y elige una herramienta que encaje con las necesidades de tu empresa. O, si te resulta más práctico, usa la funcionalidad integrada de establecimiento de objetivos de Employment Hero. Su módulo de OKR permite definir objetivos a nivel de empresa, de equipo e incluso a nivel individual. Una vez definidos, quedan accesibles y visibles para toda la organización.

Cuando existe transparencia total y visibilidad en toda la compañía, a los managers y responsables de equipo les resulta más fácil implantar OKR, porque cada persona sabe con claridad qué resultados se esperan de su trabajo.

Cuando ya tengas a los managers de tu lado, el siguiente paso es revisar cómo podría ser un proceso sencillo de implantación para empezar desde cero con más seguridad.

Paso 2: trabajar los OKR de empresa con los responsables de equipo

En esta fase inicial, el equipo de liderazgo debería identificar hasta 5 objetivos y resultados clave de empresa para todo el año y, a partir de ahí, concretar los OKR del trimestre siguiente. Si no tienes claro de dónde deben salir estos objetivos, la mayoría de compañías se inspira en su propósito general, en los retos actuales y en sus metas de crecimiento.

Colabora con los managers para redactar la primera versión de los OKR de departamento. Explica cómo se desplegarán los OKR de empresa usando el modelo de alineación que elijas con los responsables de área y los managers. Ese es el primer paso para llevar los OKR al resto de la organización.

En un taller de trabajo, puedes abordar cuestiones como estas:

• Por qué los OKR desempeñarán un papel importante en el crecimiento de la empresa.
• Por qué el equipo directivo quiere que la compañía empiece a trabajar con OKR.
• Cómo funcionarán los OKR dentro de la empresa y cómo se producirá la alineación interna.
• Qué expectativas tiene la empresa para cada departamento según reflejen los OKR.
• Si los responsables de área y los managers consideran razonables esas expectativas.
• Proponer y acordar las metas que deben alcanzar los distintos departamentos.

Para los managers, una mayor alineación y transparencia también tiene beneficios: les ayuda a convertirse en mejores coaches. Al final de este trabajo conjunto, los responsables de área y los managers deberían tener una idea clara de qué son los OKR y cómo se irán desplegando en la compañía.

Después, se les encomendará la tarea de crear OKR de equipo vinculados a los objetivos de empresa.

Si quieres abordar la implantación de OKR de manera estratégica, te ayudará contar con una estrategia de recursos humanos bien estructurada.

Paso 3: implantar primero los OKR con el equipo directivo

Uno de los pasos más importantes al implantar OKR es asegurarte de que la dirección está comprometida con el uso de este marco de trabajo en la empresa.

Al introducir primero los OKR en el equipo directivo, cualquier incidencia que apareciera pudo resolverse antes de extender el sistema al resto de equipos.

Si la empresa es nueva en este enfoque, la transparencia con el equipo es esencial. Cuando el equipo directivo sabe cómo presentar los OKR y cómo extenderlos al resto de la organización, puede dar ejemplo con más seguridad.

Eso facilita que toda la plantilla adopte el marco de trabajo desde el inicio. En última instancia, probar primero con liderazgo permite implantar los OKR con más confianza.

Paso 4: comunicar la metodología OKR a toda la empresa

Managers y líderes incorporados ✔️
OKR de empresa definidos ✔️
La dirección ha probado el nuevo marco y ha resuelto los ajustes necesarios ✔️

Ahora sí, ha llegado el momento de que el resto de la empresa viva y trabaje con OKR. ¿Cómo se presenta este sistema al conjunto de la plantilla? Hay varias formas de hacerlo, según cómo suelas comunicar nuevas iniciativas.

Si la empresa organiza reuniones generales con toda la plantilla, ese puede ser el momento ideal para presentar los OKR al equipo completo. No tengas miedo de mostrar con honestidad cómo fue la experiencia del liderazgo al probarlos.

Explica qué funcionó y qué no. Esta primera presentación es clave para lograr el compromiso del resto de la plantilla. Los managers deben poder explicar cómo beneficiará esto al trabajo diario de sus equipos y cómo reducirá la microgestión.

Del mismo modo que ocurrió con los responsables de área y los managers, hay que abordar las mismas cuestiones, además de resolver dudas y preocupaciones de la plantilla. Todo el mundo debe entender qué se espera de cada área y cómo encajan los OKR en la estrategia general de la empresa.

Si quieres que toda la organización aproveche el potencial de los OKR, es fundamental que se explique bien su funcionamiento. Facilita recursos sobre OKR y reserva tiempo en las reuniones de equipo para responder preguntas.

Incluso puedes crear una guía interna de OKR que muestre con claridad cómo se aplicará esta herramienta en la empresa. Recuerda que también puedes ajustarla a medida que descubras qué funciona mejor para alcanzar los objetivos de la organización.

Paso 5: no los dejes en “configurar y olvidar”

Uno de los errores más frecuentes al implantar OKR es tratarlos como algo que se define una vez y luego se deja apartado.

Los OKR requieren un compromiso continuo de la empresa. Asegúrate de que los managers revisan el progreso con regularidad y hacen seguimiento de las personas del equipo durante todo el ciclo.

Curiosamente, en muchas empresas los objetivos que se plantean no son lo bastante ambiciosos. Si se vigilan los avances de cerca, los managers pueden animar al equipo a ir un poco más allá cuando los objetivos se alcanzan demasiado deprisa.

Cómo mantener el compromiso del equipo cuando no se alcanzan los resultados clave

Al implantar OKR en una empresa, es importante recordar que los resultados clave de los OKR de equipo no están pensados para “cumplirse” al cien por cien.

La empresa, los equipos y las personas deben fijar objetivos y resultados clave ambiciosos sabiendo que, si alcanzan alrededor del 70% de sus OKR individuales, están progresando bien y avanzando en la dirección correcta.

El proceso de definir OKR trimestrales basados en objetivos ambiciosos ayuda a impulsar el compromiso. Si la plantilla empieza a desanimarse, suele ser una señal de que hay otro problema que conviene resolver.

Además, los OKR deben ser difíciles de conseguir. Son metas de empuje que existen para motivar al equipo a dar lo mejor de sí y salir de la rutina.

Dicho esto, si los objetivos y resultados clave se alcanzan con regularidad, o incluso se superan, conviene revisar los objetivos de la empresa, porque puede que no sean lo bastante exigentes.

¿Cómo comunicar a tu equipo los OKR estratégicos de alto nivel?

Cuando se definen OKR estratégicos de alto nivel, todo empieza con el equipo directivo analizando la visión y la misión de la empresa, y a partir de ahí identificando las decisiones estratégicas más importantes.

En Employment Hero, los objetivos de empresa se muestran a toda la organización y los resultados clave se revisan semanalmente dentro de la propia plataforma.

El equipo directivo se reúne una vez al año para revisar los planes a largo plazo, de entre 3 y 5 años, y utiliza esa sesión para convertirlos en un plan anual para el ejercicio en curso.

A partir de ahí, la dirección y los ejecutivos de nivel C revisan cuál sería el mayor impacto para cumplir el plan anual en cada trimestre y lanzan los OKR de cada trimestre bajo un tema común.

Ese tema se comunica a toda la plantilla durante la reunión general de lanzamiento trimestral. En esos ciclos trimestrales, también hay 3 días a la semana en los que todo el personal se reúne en una sesión matinal para comentar el avance de los OKR temáticos del trimestre.

Cuatro razones por las que los OKR pueden no estar funcionando

¿Sientes que parte del equipo sigue sin convencerse, aunque hayas hecho todo bien?

Estas son cuatro razones por las que quizá no estés logrando el compromiso total que esperabas.

1. La plantilla teme quedar mal en términos de rendimiento

Los OKR están pensados para ayudar a las personas a alcanzar metas ambiciosas dividiéndolas en pasos medibles, los resultados clave. Sin embargo, si creen que los datos extraídos de los OKR se usarán en su contra como si fueran indicadores clave de rendimiento (KPI), será mucho más difícil que los adopten.

Para evitarlo, deja claro que el rendimiento general se evalúa en conjunto, no solo a partir de objetivos aspiracionales como los OKR. Ese equilibrio ayuda a quitar presión y a generar confianza.

Recuerda: los OKR son metas ambiciosas, y un buen OKR debería sentirse algo difícil de alcanzar.

2. Los equipos no sienten que son realmente suyos

Aunque los OKR sirven para alinear prioridades de empresa y objetivos individuales, no deberían percibirse como metas impuestas desde arriba.

Si se presentan como algo asignado sin participación del equipo, no conseguirán compromiso, porque parecerán solo otra herramienta más de gestión de objetivos y otra tarea dentro de la lista de pendientes.

Para fomentar la implicación, haz que los managers trabajen junto con cada persona de su equipo para que los objetivos se definan de forma colaborativa.

Puede que al principio no sean especialmente sofisticados, pero unos OKR personales ayudarán a generar compromiso y, con el tiempo, permitirán mejorar la calidad de las métricas utilizadas.

3. No estás explicando en qué les beneficia

En pocas palabras, las personas quieren saber qué van a obtener al trabajar con OKR. Si la dirección no ha comunicado bien sus ventajas, será difícil ponerlos en marcha.

Para que el equipo los vea con buenos ojos, preséntalos como una oportunidad de aprendizaje. No solo aprenderán el valor de medir, sino también cómo contribuye su trabajo a los objetivos de la empresa.

Gracias a la información que aportan los OKR, los equipos empiezan a ver con más claridad qué resultados pueden conseguir. Y no solo a nivel individual, sino también como equipo y como empresa.

4. Intentas forzar el compromiso en lugar de dejar que surja

El compromiso no se puede imponer; tiene que surgir de forma natural. Si estás intentando forzar la aceptación de los OKR, probablemente todavía haya alguno de estos obstáculos:

• Los equipos temen que los datos de OKR se usen para juzgarlos.
• La plantilla no ve cómo esto puede mejorar su forma de trabajar.
• Los managers no están invitando a las personas a participar en la definición de los OKR.

Cuando eliminas esas barreras, la plantilla empieza a ver los OKR como un sistema de fijación de objetivos realmente útil.

Fijar objetivos con acciones medibles

Ha sido mucha información, ¿verdad? Ojalá esta guía te haya servido para entender cómo puedes hacer que este marco de fijación de objetivos funcione en tu empresa.