La constancia de empleado en Reges-Online: nuevas sanciones en 2025

La digitalización del sistema de registro de trabajadores a través de Reges-Online incorpora nuevas herramientas para los empleados, entre ellas la posibilidad de consultar extractos del registro de forma directa. Sin embargo, la obligación del empleador de emitir certificados de trabajo no desaparece. Al contrario: se mantiene vigente y queda reforzada con sanciones más severas si no se cumple.

¿Qué es un certificado de trabajo?

El certificado de trabajo es un documento oficial expedido por el empleador que acredita datos esenciales sobre la relación laboral. Entre otros aspectos, puede incluir:

• la duración de la actividad;
• el puesto ocupado;
• el salario;
• la antigüedad en el trabajo, en la profesión y en la especialidad.

Se trata de un documento que suele solicitarse en trámites ante instituciones públicas, en solicitudes de crédito o en procedimientos administrativos y judiciales en los que es necesario demostrar una trayectoria profesional concreta.

Reges-Online: cambia el proceso, no la obligación

El hecho de que los trabajadores puedan crear una cuenta en Reges-Online y visualizar o descargar extractos del registro no elimina la responsabilidad legal del empleador de emitir certificados cuando se le soliciten. La novedad está en el modo de acceso a la información y en la gestión del registro, no en la desaparición de esta obligación.

Además, el marco regulatorio actual endurece las consecuencias del incumplimiento. En la práctica, esto significa que la obligación no solo sigue existiendo, sino que adquiere mayor relevancia dentro de un sistema que pretende ofrecer más trazabilidad y más seguridad en la administración de los datos laborales.

Qué establece el Código del trabajo

Según el art. 34, apartado (5), del Código del trabajo, “a solicitud del empleado o de un exempleado, el empleador está obligado a emitir un documento que acredite la actividad desempeñada por esta persona, la duración de la actividad, el salario, la antigüedad en el trabajo, en la profesión y en la especialidad”.

Esta previsión se aplica con independencia de que la empresa opere con Revisal o con Reges-Online. Es decir, la herramienta utilizada para el registro no altera el derecho del trabajador a recibir la documentación que necesita ni la obligación correlativa del empleador de entregarla.

HG n.º 295/2025 frente a HG n.º 905/2017: qué cambia

La Hotărârea de Guvern n.º 295/2025, que regula el uso de Reges-Online, mantiene y desarrolla las obligaciones relativas a los certificados de trabajo. El texto normativo no reduce los deberes del empleador; al contrario, los precisa y los vincula a nuevos requisitos formales.

Entre las obligaciones más claras para los empleadores se encuentran las siguientes:

Al finalizar la relación laboral

• debe entregarse un certificado que acredite los datos esenciales sobre la actividad;
• también debe emitirse un extracto del registro certificado mediante firma, conforme a los nuevos requisitos.

A solicitud del trabajador, incluido el exempleado

• el certificado debe emitirse en un plazo máximo de 15 días laborables;
• la información debe extraerse tanto del Registro como del expediente personal del trabajador.

Este doble origen de la información refuerza la importancia de que los datos estén correctamente organizados y actualizados. No basta con que exista un registro digital; también es necesario que la documentación interna permita responder con precisión a una solicitud formal.

Multas más altas en Reges-Online

En el sistema anterior, Revisal, la negativa a emitir el certificado se sancionaba con una multa de entre 300 y 1.000 lei. Con Reges-Online, la misma infracción puede suponer una sanción de entre 3.000 y 5.000 lei.

El aumento refleja la voluntad de las autoridades de reforzar la protección de los derechos de los trabajadores y de elevar el estándar de cumplimiento en todo lo relacionado con el acceso a información personal y laboral relevante. También envía un mensaje claro a las empresas: la documentación de personal no puede tratarse como una tarea secundaria o improvisada.

Por qué esta obligación sigue siendo importante

Los inspectores de trabajo detectan con frecuencia, tras sus controles, casos en los que los empleadores se niegan a emitir estos certificados o retrasan su entrega. Ese tipo de conductas no solo vulnera derechos laborales, sino que también puede generar perjuicios concretos para el trabajador en trámites con bancos, instituciones públicas u otros terceros que exigen pruebas formales de la actividad desarrollada.

Por eso, más allá del cumplimiento estricto de la ley, resulta recomendable que las empresas integren este proceso en sus sistemas internos de payroll y administración de personal. Cuando la gestión está bien organizada, la emisión de certificados puede automatizarse, dejar rastro documental y ajustarse con mayor facilidad al plazo legal. Además, se reduce el riesgo de errores, demoras y respuestas contradictorias entre distintos departamentos.

Una gestión ordenada beneficia tanto al empleador como al trabajador. Para la empresa, significa menos exposición a sanciones y menos fricción administrativa. Para el empleado, supone disponer de documentos fiables cuando los necesita y sin depender de interpretaciones cambiantes sobre si el registro digital sustituye o no otros comprobantes.

Lo que conviene tener presente

La aparición de Reges-Online no elimina la función tradicional del certificado de trabajo. Lo que cambia es el ecosistema en el que se gestiona la información laboral: más digital, más accesible y también más exigente en materia de control. En ese contexto, la obligación de emitir el documento sigue siendo una pieza central de la relación laboral formalizada.

Por ello, los empleadores deberían revisar sus procedimientos internos, asegurarse de que el personal responsable conoce los plazos y verificar que la documentación necesaria esté siempre disponible. Un simple retraso puede convertirse en una infracción con consecuencias económicas considerables.

En síntesis, el paso a Reges-Online no supone una relajación de las obligaciones del empleador. Al contrario, exige más rigor en la gestión y una atención especial a la emisión de certificados, tanto al finalizar el contrato como cuando los soliciten el trabajador o un exempleado.

El cumplimiento de esta obligación no es solo una exigencia legal: también refleja profesionalidad en la administración de recursos humanos y respeto por los derechos de las personas que han trabajado en la empresa.

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